Lesson 204 · German B1

Writing a Formal Complaint Letter

Ein Beschwerdebrief

A formal complaint letter is a classic B1 Schreiben task, and a genuinely useful real-world skill - for a delayed delivery, a billing error, or bad service.

Today's win: write a short, structured complaint letter about a real problem.

Structure

AnredeSehr geehrte Damen und Herren, (formal salutation)
GrundIch schreibe Ihnen, weil... (state the problem)
Detailsdescribe what went wrong, with specifics (date, order number)
ForderungIch bitte Sie, ... / Ich erwarte, dass... (state what you want)
SchlussMit freundlichen Grüßen (formal closing)

1. What formal salutation do you use when you don't know the recipient's name?

Show answer
Sehr geehrte Damen und Herren

Stating the problem

Ich schreibe Ihnen, weil meine Bestellung nicht angekommen ist. (I am writing to you because my order has not arrived.)
Die Rechnung enthält einen Fehler. (The invoice contains an error.)

2. "Ich schreibe Ihnen, weil..." is used to do what?

Show answer
state the reason for writing / the problem

Worked example

Sehr geehrte Damen und Herren,
ich schreibe Ihnen, weil meine Bestellung Nr. 45231 seit zwei Wochen nicht angekommen ist. Ich habe die Ware bereits bezahlt. Ich bitte Sie, mir die Ware schnellstmöglich zu senden oder mein Geld zurückzuerstatten.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

3. What does "Ich bitte Sie, ..." introduce?

Show answer
the request / what you want the recipient to do
Try it out loud (or on paper): write three sentences complaining about a real problem you have had - a delivery, a bill, or a service.

Recap

4. What formal closing phrase ends the letter?

Show answer
Mit freundlichen Grüßen

5. "die Rechnung" means what?

Show answer
invoice / bill

Primary source

Aligned with standard Goethe-Zertifikat B1 / telc B1 exam syllabus topics.

Want your teaching agent to check a complaint letter you write about a real situation?

← Lesson 203 Lesson 205 →